ボードゲームフリーマーケット in 三宮 出店の手引き

～KIITO　ホール・ギャラリーA～

2024/05 Version

※If you need the English version, please let us know. We will make it with the short version.

※変更点のみ抜粋していますので、詳しくは各項目を参照してください。

１．開催時間を変更します。10時半出店者入場、12時開場、16閉場、17時撤収です。

２．サークルカット用を張り付けられるパーティションを用意します。サイズは、A4横です。（縦じゃないので注意）

３．角のサークルに付いて、机は用意できませんが、横側を使った販売を試験的に許可します。出店料が少しだけ上がります。

４．出店者購入可能時間を開場後30分から1時間に変更します。

KIITO　ホール・ギャラリーA
〒651-0082 兵庫県神戸市中央区小野浜町 1-4
https://kiito.jp/access/

0．全体的な注意事項
1．会場と当日のスケジュール
2．出店キャンセル
3．出店スペース
4．前日までに：創作ゲームの登録について（ボドゲーマ）
5．当日の入場手順
6．チラシの設置と配布について
7．搬入
8．搬出
9．退場

・飲食禁止
会場内で飲食はできません。水分補給程度でペットボトルを飲むのはＯＫです。
また、試遊についても、試遊イベント以外では行えませんのでご注意ください。

・ゴミの持ち帰りについて
今回の開催に当たって、各ブースで出たごみは各自でお持ち帰りいただくことになります。

・段ボールごみについて
会場にて廃棄が可能です。
以下の指定の場所まで持ってきてください。（割と距離があります）

・ペナルティ周りについて
「故意」でルールを破る、迷惑をかける行為を行った場合、重めの処置となりますので、ご注意ください。
また、悪質な行為を見かけた場合、後日でも構いませんので、ご連絡ください。情報元については、非公開にします。

09:00　会場設営開始
10:30　出店者設営開始
11:00　一般参加者列形成開始
11:50　出店者入場、一旦停止
12:00　一般参加者入場開始
12:10　出店者入場再開
16:00　イベント終了、撤収作業開始
17:00　掃除など開始
17:30　完全撤収

キャンセルについては、出来る限り早く連絡をください。当日でも構いませんが、早い方が影響は低くなります。
返金については、止む負えない場合や、前日までにご連絡いただければ対応を致しますが、ケースバイケースです。まず、ご相談ください。

椅子が２脚付きます。追加の椅子や机はありません。不要な場合は、先に片付けることができます。最寄りのスタッフにお声がけください。
試遊イベントで申し込まれた場合、椅子は４脚付き、隣接スペースとは人が通れるぐらいの通路があります。
バックヤードは、後ろの方と相談してご使用ください。
過剰にスペースを利用されているのを発見した場合、運営にお知らせください。
試遊を行う場合、テーブルの半分程度を試遊卓にして、残りで販売を行うなどしてください。その際、バックヤードにサークル外の人が入れるため、物品の管理にはご注意ください。

ボドゲーマを使って、来場者向けに創作ゲームのリストを参照できるようにします。

手順
１．ボドゲーマにゲームを登録する。
２．タグがありますので、そこに「ボドゲフリマ15三宮」を入れておく。

以上で、こちらがリンクとして公開しているページに表示されるはずです。

追加登録する場合（新規登録時にも登録場所があります）、以下を参照ください。写真では14ですが、今回のイベントの番号にしてください。

出店者は、KIITO内施設に入らず、外周を回って、搬入口からの入場です。
参加者受付には行かないでください。
また、10時半の入場までは外でお待ちいただくことになります。
※雨が降っていた場合、多少フォローができるかもしれませんが、ないことを前提にお考え下さい。

以下の図の赤矢印、出店者用入り口にて、出店者受付を行います。
当日はそちらから受付の上、入場ください。
※車搬入の入り口も同様です。搬入時、搬入前に出店者受付を行ってください。車搬入については、「搬入」の項目に詳細を記載していますので、必ずそちらも参照ください。渋滞を避けられます。

１）出店者証の確認（受付）

受付にて、出店者証を提示し、ブースの人数をお伝えください。入場用のパンフを人数分配布します。必要数をお知らせください。可能な限り、ブースメンバーはまとまって入ってください。1サークル、1度だけ受付します。別々の受付はできません。
出店者証は印刷したものでも、スマホなどで表示するだけでも構いません。

重要：入場用パンフは1人1枚です。他人への貸与は不可です。

1サークルにおける必要数について、一旦上限は設けませんが、出店に関係のない人への配布を行うなど、違反が発見次第、悪意があるとみなし、サークル名を公表したうえ、次回の来場をお断りすることになります。（一発アウトです。）当日でなくとも、後日お知らせする場合もあります。「できるからやった」っていう話も後から聞くことがありますが、運営側としては（参加費を払わないことを意図していたなど）悪意と判断できるものであれば、即時ペナルティが付きますので、ご注意ください。

重要：設営後、開場時に買い物に出かけたい場合

開場後すぐに購入に出かけたい場合、条件付きで可能です。
手順１：入場後、受付にて１枚に付き通常の入場料（５００円）をお支払いください。
手順２：一般入場者と同様に待機列へ並んでください。

それ以外のメンバーは、開場から1時間以内はブースから購入に出かけないでください。こちらはディーラーダッシュとみなし、ペナルティの対象となります。また見かけた場合は、後日でも構いませんので、分かればサークル名、分からないなら大体の位置で構いませんので、お知らせください。事実確認を運営から行わせていただきます。
故意だと判断した場合は、重めのペナルティ処置となります。

車での搬入時の受付手順については、「4．搬入」の項目に記載しています。



２）設営
受付後は、各自で自分のブースの設営や荷物の受け取りを行ってください。
可能な限り、出店者受付近くに郵送された荷物を置いておきますので、ご自身のお荷物を持っていくようにしてください。間違って他の出店者の荷物を持っていかないように、確認するようにしてください。
また引き取り忘れにご注意ください。
貴重品など、ご自身の持ち物については各自での管理をお願いします。

当日開催中に困ったことが発生したら、お気軽にスタッフに声をかけるか、お呼びください。
できる限りのことはします。スタッフは黄色いネックストラップをしています。

注意：
終了時、必ず回収してください。
前回、回収せずに放置されているサークルが３つありました。
サークル名も記録していますので、忘れないようにしてください。

受付付近にチラシ置き場を作ります。
ただし、テーブルの使用数の関係上、ステージを代用として使用することとなっており、高さが30センチぐらいしかありません。

設営時間から設置できるように置いておきます。他の方にも配慮し、自由に置いてください。（つまりは、自分の占有面積をほかの方と同等と考えてください。1サークルだけ大きく取る、などないように、ということです。）


●配布について

各自、ブースからの配布でお願いします。

ブース前を含み、通路での配布はNGです。

自身で持ち込んでいただく直参のほか、郵送、車での搬入が可能です。
ただし、駐車場はありませんので、各自で確保してください。
施設併設のコインパーキングがありますが、10台程度です。それ以外の場所は契約駐車場ですので、勝手に駐車しないでください。

重要：イベント開始が11時からとなりますが、郵送の配送指定が午前指定しかできません。そのため、開始時に間に合わない可能性があることを承諾いただき、ご利用ください。もし開場時間に間に合わなかった場合、到着次第、ご案内いたします。


１）直参について
会場への直参に制限はありません。
 

２）郵送について
郵便局、ヤマト運輸で午前指定の荷物の搬入が可能です。
※荷物は事務局で一括でお受け取りします。
ただし、イベント開始が11:00、時間指定が午前のみですので、開始時に間に合わない可能性があることをご承知ください。

すべて元払いでのみ対応できます。着払いは対応しません。受け取りせず、運送業者にお持ち帰りいただきます。
届いた荷物は出店者受付付近に置いておく予定です。

郵送後、来場できない場合、可能な限り、早めに連絡ください。
郵送の荷物について、着払いで指定場所にお送りします。

一切連絡がない場合、破棄される可能性があること、ご了承ください。



※発送での注意
他の業者は実績がありませんが、自己責任で使用することができます。運営スタッフに追加作業が出ないように、ご依頼者で対応ください。こちらでは、お荷物に対して何も判断できませんし、求められた場合、運送業者にてお持ち帰りをお願いする場合もあります。
他の業者を使って、「受け取っておいてください」という依頼についてもお受けしません。そのため、もしご利用されるなら、業者の配送前に会場には来ておいてください。

 

●発送時の伝票記入について
着日を6/2 時間指定『午前』でお願いします。いつ発送なら間に合うか、については各運送業者の方に聞いてください。前日発送では間に合わない可能性があります。後、早すぎてもダメで、開催5日前ぐらいからの発送が確実です。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いします。


発送先
〒651-0082
兵庫県神戸市中央区小野浜町 1-4
ホール・ギャラリーA
ボードゲームフリーマーケット　宛
　※ご自身の御電話番号を記入ください。
　※※申込番号を備考欄に記入ください。

　到着日　5/25（日） 午前指定


３）車での搬入について
今回、駐車場がありません。付近の駐車場をご利用ください。
ただし、車での搬入が可能です。

車で搬入する場合の入場手順を以下にしますので、ご対応をお願いします。

１．搬入の前に、駐車後、出店者受付を済ましてください。
２．すばやく搬入してください。
３．速やかに車を移動させてください。今回は実験的に搬入時間の調整を行わず行います。もし、渋滞がひどい場合、今後は時間指定になる可能性もあります。
 
荷物の搬入口は会場南側にあります。以下の図を参照してください。

※Google Mapより「KIITO」周辺です

ヤマト運輸様へ集荷をお願いする予定です。
元払い、もしくは着払いとなります。
着払いの場合、荷物を出店者受付付近に置き、完了となります。
元払いの場合、16-18時の間に来る予定のヤマト運輸様を待つことになります。

伝票については、受付まで取りに来ていただきますよう、お願いします。

集荷時間がイベント終了後すぐの場合もありますので、あらかじめ伝票に記載いただき、速やかに発送準備をお願いします。
集荷場所は、出店者受付側になると思いますが、当日の指示に従ってください。

退場時、机や椅子はそのままにしておいてください。
また、発生したごみについては各自でお持ち帰りください。

片付けについて、手伝っていただけると助かります。
スタッフの指示に従ってください。
また、絶対にけがしないようにしてください。その時点の自分の体力を鑑みて、無理そうなら撤収作業には参加しないでください。

以上、ご不明な点、質問などありましたらご自由にメールやお問い合わせフォームにお送りくださいませ。
よろしくお願い致します。

 
COLON ARCイベント部
田邉